手帳を使っていて、「スケジュール」と「タスク」の違いって何なのか疑問に思ったことはありませんか？
タスクはやる時間が決まっていない「作業」です。
実は、「スケジュール」と「タスク」の違いを理解するだけでスケジュール管理能力が高くなり、仕事やプライベートが今までよりも充実します。わたしも実際に、この違いを意識できてからは急に仕事を頼まれたり、急用ができ予定変更を強いられたとしても大きなミスや仕事の遅延をしたことがありません。
この記事では「スケジュール」と「タスク」の違いを具体的な例を挙げながら解説します。
この記事を読めば「スケジュール」と「タスク」の特徴が理解でき、今までよりも時間が有効に使えるようになります。仕事では評価が上がり、プライベートでは家族との時間をゆっくりと過ごすことができるでしょう。
スケジュールとタスクの違いって？
「スケジュール」と「タスク」の違いは「やる時間が決まっているかどうか」です。この「時間」は「他者」が関わっているという特徴があります。言いかえれば、相手がいる場合は「スケジュール」、あなただけの場合は「タスク」です。ここからは具体例を出して解説します。
スケジュールとは
スケジュールとは時間が決まっている約束のことです。
特徴は…
- やる時間が決まっている
- 他者がかかわっている
- 日程は簡単に変更ができない
具体例…
- 仕事での会議
- 友人との買い物
- コンサートやライブ
- 歯医者の定期検診 など
ひとりで行くコンサートやライブも日時が決まっていればスケジュールです。歯医者の定期検診も変更は簡単にできますが「他者がかかわっている」のでスケジュールです。変更した場合はあくまで「スケジュール」の変更です。
タスクとは
タスクはやる時間が決まっていないけどやらないといけない作業のことです。
特徴は…
- 時間が決まっていない
- 他者がかかわらない
- あなただけの作業や行動で完結
タスクは、やるべき課題のことをいいます。ここでのタスクは単純な作業単体のことを指します。
具体例…
- 会議資料の作成
- 食材の買い出し
- 歯医者の定期健診の電話予約
- 子どもの学校へ提出する書類の作成 など
タスク＝作業と考えるとわかりやすい
タスクとスケジュールとの違いがわかりずらい場合は、それぞれの予定に「作業」という言葉をくっつけてみましょう。
- 「会議資料の作成作業」
- 「食材の買い出し作業」
- 「電話予約作業」
- 「書類の作成作業」
という具合です。
タスクは作業なのでＴＯＤＯリスト化できます。「友達との食事」はＴＯＤＯリストにはいれませんよね？ ＴＯＤＯリストの活用はタスク管理方法の一つですが、タスクとスケジュールの区別ができないとうまくいきません。
スケジュールとタスクの管理方法
ここまでの解説を読んで「スケジュール」と「タスク」の違いがなんとなくわかってきましたか？
では、予定を立てる上で「スケジュール管理」と「タスク管理」はどちらが重要でしょうか。
予定はタスク管理が重要だった！
予定を立てる上で重要なのは「タスク管理」です。
なぜなら「スケジュール」は多くの場合、時間が決まっている他者のとの約束だからです。他者との約束は自分の意思だけでは変更しずらく、よっぽどのことがなければその約束を果たすための行動を自然にとれるからです。
では、「タスク」はどうでしょうか？
タスクはあなた自身がやる時間の決まっていない作業です。そのためタスクは後回しになりがちです。タスクを後回しにしていくと、その先にあるスケジュールに間に合わなくなります。
スケジュールを予定通りこなすにはタスク管理が重要
想像してみてください。
あなたは、来週の金曜日の会議に出席するスケジュールが入っています。そして、その会議のための資料作成をしなければならないタスクがあります。
少しずつやればいいのですが、後回しにしていった結果、木曜日にやっと取り掛かり、夜遅くまで残業することになりました。会議資料は間に合ったものの、翌朝寝坊して大事な金曜日の会議に遅刻しました。
もうわかりますよね？
ポイントは2つです。
後回したせいで会議資料作成が木曜日にやらないといけない時間が決まった予定になってしまいました。タスクがスケジュールになってしまったのです。
そして、その影響で本来のスケジュールである会議に寝坊して遅刻してしまったのです。
もっと早く会議資料の作成に取り組んでいればこんなことにはならなかったでしょう。
このように、スケジュールを予定通りこなすためにもタスク管理が重要なことがわかります。
それはビジネスシーンだけでなく、プライベートでもあてはまります。いつもバタバタしていて行き当たりばったりのあなたは、タスクを前倒しでやるようにすればゆったりとした日常を過ごせるはずです。
スケジュールとタスクの手帳への記入方法
スケジュールとタスクの違いはわかったけど、どうやって手帳に書き分けたらいい？
わたしのおすすめはさとうめぐみさんの「２度書き手帳術」でも紹介されている「自分との約束はチェックボックスを書く」という方法です。
タスクを「自分との約束」として管理します。
例
- 9：00 会議
- □報告書作成
- □Ａ社へ電話
- □経費精算
- 15：00 取引先訪問
- □メールチェック
- □上司へ報告の電話を入れる
- 17：00 直帰
このようにチェックボックスを書いておけばタスクが一目瞭然です。終わったタスクはチェックマークを入れて完了。
チェックマークが入っていないものは、未処理のタスク。別の日に移動させる際もわかりやすいです。
スケジュールとタスクの予定の組み方
スケジュールとタスクをしっかり管理すれば仕事もプライベートも充実します。
予定の決め方の基本は、スケジュールの合間にタスクを入れていきます。
時間がかかるタスクは分解して記入すると予定をコントロールしやすくなります。
具体的には「会議資料作成」は「資料のデータ集め」「資料のタイトル作成」「本文作成」「上司への確認」「資料のコピー」など、細かい作業に分けることが可能です。
一つ一つの作業を１５分単位にすると細切れの時間でも取り組みやすくなります。また、ひとつの作業の時間を把握できるようになると予定を組みやすくなるのでどのくらいの時間がかかるかを記録しておくこともおすすめです。
この記事のまとめ
「スケジュール」と「タスク」の違いは「やる時間が決まっているか」どうかでした。時間が決まっている予定のほとんどは他者が関わっている予定、スケジュールです。
タスクはあなただけで完結する作業です。そのためタスクは後回しになりがち。タスクをうまく管理すれば、あわてずに仕事や日常を過ごせるはずです。
まずはあなたの日常に当てはめて、その予定はスケジュールなのかタスクなのかを書き出してみましょう。スケジュールとタスクは違う意味だと理解できれば、バタバタした日常を少しゆとりのあるものに変えることもできるはずです。
ぜひ、あなたもスケジュールとタスクを使い分けて時間上手を目指してください。