✔︎自分用マニュアルを活用できていないあなた、絶対損しています。
特に事務作業が多い場合は自分用マニュアルや仕事ノートを活用すれば作業効率が上がりミスが減るため、
あなたの仕事の信頼度がアップするでしょう。
わたしは店舗での営業業務と事務業務を約２０年しています。新人時代はケアレスミスが多く上司にも注意されることが多かったです。
そんなわたしも自分用マニュアルや仕事ノートを作成し始めてからはミスが減り、今では重要な仕事も任されています。
この記事では、そんなわたしが自分用マニュアルを作るべき理由やメリットを紹介します。
自分用マニュアルを作る５つのメリット
自分用マニュアルを作ることで以下のようなメリットがあります。
- 時間の節約になる（思い出す時間の節約）
- ミスが少なくなる（抜け漏れ防止）
- 記録になる（部署異動の際の引き継ぎがスムーズになる）
- 手順を客観視することにより改善点が見つかる
- 外注できるようになる
わたしは年齢とともに責任のある仕事やこなさないといけない仕事の量が増えたため自分用マニュアルの大切さを再認識しました。
ここからは、自分用マニュアルを作るメリットについて具体的に解説します。
時間の節約になる（思い出す時間の節約）
毎日やることはマニュアルなしでもできるけど、数ヶ月に一度、年に一度など頻度が少なくなる度に記憶が曖昧になってはいませんか？
その度に、過去の書類を調べたりするのは時間の無駄です。
料理のレシピもマニュアルです。材料や手順が誰でも同じように作れるようになっていて、手順通り作業すれば美味しい料理が完成します。
最近ではネット上のレシピを見て料理をすることも多くなりましたが、お気に入りのレシピを再度検索するとなかなかヒットせず探すのに苦労することもあります。この時間、無駄ですよね。
思い出すのに時間がかかるような業務は箇条書きにして簡単に手順を記しておけば迷わずに作業に取り掛かれます。
マニュアルを作成する時間がなければ「前回●月●日の作業、資料の保管場所は〇〇」などとメモをしておくようにします。
ミスが少なくなる（抜け漏れ防止）
わたしは仕事の量が増えると、頭の中がゴチャゴチャしてきて目の前の仕事に集中できないことがあります。
あせるとミスしてしまうこともあるので、一連の作業が終わった後に抜け漏れがないか手順書を確認します。
慣れた作業については、チェックリストを作成しておき抜け漏れがないか確認するという方法もおすすめです。
簡単な手順と必要書類の一覧をチェックリスト化するなど業務に合わせた自分用マニュアル作成しておくと作業効率が上がるだけでなくあなたの仕事のクオリティも上がります。
記録になる（部署異動の際の引き継ぎがスムーズになる）
わたしの勤務先では３〜５年ごとに異動があります。その職場独自の仕事や、顧客など様々なことを引き継がなければなりません。
しかも、異動の通告は異動日の１０日程度前なので業務の引き渡しのための整理だけでなく、引継書を作成するのも時間が足りません。
自分用マニュアルを作成しておけば急な部署異動も引き継ぎがスムーズにできます。引継書は簡単に作成し、自分用マニュアルをコピーして渡せば十分な引き継ぎが可能です。
引継書を書くときも、年に１回のものや数年に１回の作業を書き出すのを忘れがちです。自分用マニュアルを見直せば自分の仕事の重要な部分はしっかりと引き継ぎができます。
手順を客観視することにより改善点が見つかる
作業手順を書き出すと、新たな気づきに繋がる事があります。
実際に、時間のかかる仕事の作業手順を書き出し作業をいくつかの工程に分けたところ、スキマ時間で作業を進める事ができるようになりました。
その工程は省略しても問題ないという発見があったり、作業に集中できる環境を整えるなどの工夫をすることもできます。
文字に起こすと一つ一つの作業の無駄なことが客観視できることもあるのでマニュアルを作成して本当に必要な作業なのかを見直ししてみるのもいいですね。
外注できるようになる
自分用マニュアルをしっかりと作成していれば、立派な業務マニュアルとして代用可能です。
忙しい時に「手伝うよ」と同僚に言われた時にちょっと躊躇してしまうことありませんか？ 説明に時間がかかるし、それすらも面倒なのでせっかくの申し出を断ってしまうことも。
そんな時も自分用マニュアルをコピーして渡せば説明したりメモする手間が省けます。
頼んだ人も頼まれた人も引き継ぎがラクだし、作業時の注意点も書いておけばクオリティの高い仕上がりになります。外注し完成した仕事は自分用マニュアルを活用して事後チェックしておけば仕事の信頼性もアップします。
自分用マニュアルを作らなくてもいい業務
自分用マニュアル向かない業務もあります。このような内容のマニュアルは作っても活用できないので作る必要はありません。
営業トークなどマニュアル化が難しいもの
営業トークなどの臨機応変に対応すべきものについてはマニュアル化が難しいです。この類のマニュアルは作成するだけ無駄です。
ただし、営業トーク上達のためのトレーニング資料や使っていきたいフレーズをメモしておくのはおすすめです。
いいと思ったフレーズは仕事ノートにメモして自分の営業先でもそのフレーズが出てくるようにトレーニングします。
この場合はマニュアルではなく「使えるフレーズをノートに書き出しておく」のがおすすめです。
すでに参考になるマニュアルや資料がある
すでに参考になるマニュアルや資料がある場合は、新たに自分用マニュアルを作る必要はありません。
マニュアルの作成に時間を使い過ぎると、仕事の成果が上がらなくなるからです。
その場合は、仕事ノートに資料の保管場所や注意事項をメモするようにします。
- 保管場所「〇〇のフォルダー」
- 参考資料「●月●日○○の記事」
- 担当部署「〇〇部〇〇課」
- 注意事項「１ヶ月前までに稟議決裁が必要」
マニュアルを縮小コピーしたものを貼っておいてもいいでしょう。
慣れていて５分程度で完成できる仕事
慣れていて５分程度で完成できる仕事であればマニュアルは必要ありません。
工程も複雑ではなく、ミスをする確率が少ないからです。
あなたが新人で右も左もわからない状態であれば簡単なマニュアルを作っておくことをおすすめします。新人教育を担当する可能性があれば作っておけば役に立つこともあるかもしれません。
自分の担当業務ではない仕事、一度きりの仕事
自分の担当業務ではないけれど誰かの代わりにした仕事や一度きりとわかっている仕事については自分用マニュアルを作る必要はありません。
「いつかまたこの仕事をやるかもしれない」と思って自分用マニュアルを作成しておいても、
自分が担当する頃にはそのマニュアルが古くなってしまう可能性があります。
役に立つかどうかわからない業務に関してわざわざマニュアル作りをするのは時間の無駄です。必要になったら作るようにしましょう。
まとめ
自分用マニュアルを作るべき理由を紹介しました。ポイントはこの３つ。
- 作業効率がアップ
- ミスが減る
- 時短になる
逆にいうと、自分用マニュアルを作っても上記のような効果が見込まれない場合は作る必要がないということです。
自分用マニュアルを活用すればミスも残業もなしで評価アップするでしょう。
慣れている作業でも思い出しながら作業すると疲れます。マニュアルを見ながら作業すれば脳の疲労が軽減され、次の仕事にもスムーズに移れるようになります。
ぜひ、自分用マニュアルを活用してみてください。