こんな疑問ありませんか？
- 自分用マニュアルの書き方って？
- 書くときのポイントはあるの？
- 仕事ノート書くと何かいいことあるの？
この記事を読めば、このようなことがわかります。
- 【自分用】業務マニュアルの作成手順
- 【自分用】業務マニュアルの作成ポイント
- 【自分用】マニュアルを作成すべき理由
仕事を少しでも早く覚えたい新人さんやもっと仕事を効率化したい人に読んでもらいたいです。
【自分用】業務マニュアルの作成手順
自分用の業務マニュアルを作成する手順を解説します。
仕事ノートを準備する
自分用のマニュアルを作成するために必要なものはただ一つ。
仕事用のノート、１冊です。
家で使ってないノートがあればそれでもいいですし、入れ替えが簡単なルーズリーフなどもおすすめです。
自分用の業務マニュアルなのでどんなノートでもOK。パソコンで作成してバインダーに入れても構いません。とにかく仕事ノートとして他のノートや資料とは分けて管理できるものを準備しましょう。
仕事ノートにおすすめのサイズはA５やA６サイズです。マニュアルに折り込む内容のボリュームにもよりますが、通常は持ち歩いたり机上で開いたりすることが多いはず。
A５を見開きにするとA４サイズになるため「見開きでA４以下」のサイズにしておけば邪魔にならなずおすすめです。
名前や目的を記入する
仕事ノートが準備できたらさっそく記入していきましょう。
まず、その業務の「名前＝タイトル」と「目的＝成果」を書きます。
例えば、「〜の作成手順」「〜の申請方法」などです。
目的は必要に応じで記入で構いません。
例として、名前「●●の申請方法」で目的は「旅費精算」「稟議書提出」「営業許可申請」などです。タイトルで内容が把握できる場合は不要です。
準備するものを記入する
準備するものがあれば記入します。その理由は、あらかじめ準備するものがわかっていればその後の作業がスムーズになるからです。
記入しなくても…というような簡単なものでも記入しておきましょう。
作業中に足りないものを探すのは時間のロスにつながります。また、探し物の途中で気が散ってしまい集中できない原因にもなるのでなるべく詳しく書きましょう。物理的なもの以外にも情報も必要です。必要な情報をまとめてから作業に入る方が効率的なので、事前に調べておく必要があるものもここに記入します。
例（旅費の申請）
- 領収書（金額）
- 距離数や運賃（ICカードなどは履歴など）
- 申請理由や日にち（研修、営業先）
手順の解説とポイントを記入する
手順は時系列で記入します。箇条書きや番号付きリスト（１、２、３などの番号付）がわかりやすいです。
例（旅費の申請）
- 旅費申請フォームを起動（フォルダー名：〇〇）
- 金額等を入力
- 上司に回付
- 領収書（原本）を担当部署へ提出
ポイント→ 領収書は、宛名を確認、１ヶ月以内に申請
具体的な解説以外にも、ミスした内容なども補記しておく
作業時間や確認事項を記入する
作業時間の目安を記入して起きます。
年数回の業務など毎月やらないような作業は意外と時間がかかります。作業時間がどのくらいかあらかじめわかっていればスケジュールが立てやすく慌てることもなくなります。
また、注意すべきな確認事項等を記入しておけば自分のミスを減らすことがでて上司からの評価もアップします。
なるべく作業ごとに所要時間を記入するとわかりやすいです。
その他特段の注意が必要な事項があれば補記
特段の注意が必要なことがあれば補記しておきます。例として、
- 「旅費申請は毎月10日まで。それ以降は支払いが翌月になる。」
- 「経理部の担当は高橋さん」
など情報のを補記しておくと役に立ちます。
【自分用】業務マニュアルの作成ポイント
ここからは、マニュアル作成時のポイントを解説していきます。
仕事ノートは一つにしぼる！
仕事ノートは一つに決めて使用してください。ノートなら１冊、パソコンはフォルダーを一つだけ作ります。
仕事にはジャンルがあり、経理や営業、パソコン、手書き書類、内部や外部などと色々な種類に分ける事ができますが、
仕事ノートの場合は、ジャンルを分けると探すのに時間がかかります。ジャンル分けに迷うのも時間の無駄です。
仕事ノートの内容が増えてわかりにくいと感じた時に整理方法を検討しましょう。
整理方法の工夫
ノートの場合
- ルーズリーフにする
- インデックスをつける
パソコンの場合は
- 一定数になったらフォルダーで分ける
- ファイル名を工夫する 例→【パソコン】データ入力
まずは仕事ノートに慣れる事が必要です。ノートの場合サイズが合わなかったりリング型ノートが折りたためて便利かも？ といったふうに改善点が見つかります。
ノートを１冊使い切ってから、今後のノートの管理方法については考えましょう。
１つの業務にしぼって書く
【自分用】業務マニュアルを作成するときは、１つ１つの作業業務にしぼって記入します。
その理由は、いくつものパターンでマニュアルを作成すると複雑になり理解しにくいからです。
自分用マニュアルは自分向けに作るマニュアルです。なるべく簡単にまとめるため１業務（１作業）１マニュアルの法則を守ってください。
必要な情報だけを書く
簡潔に記入することでパッと見てわかりやすい業務マニュアルが完成します。
自分さえ理解できればOKなので、箇条書きで必要な情報だけを単語で並べる程度でOKです。文字が多いと読むのに時間がかかるので、図やイラストを入れるなど工夫してもいいでしょう。
略語なども入れてビジュアル的にも簡潔なマニュアルにすると◎
使用頻度が高いものから作成する
【自分用】業務マニュアルは、使用頻度が高いものから作成することがおすすめです。
なぜなら、せっかく作ったマニュアルも活用しなければ無駄だからです。使用頻度が高いものから作成することによって、仕事の効率化を図れます。
仕事ができる勤続数十年のベテランの人も、自分用マニュアルを活用しています。すでにマニュアルや手順書が会社に常設されていても、自分の手元にコピーしてすぐ出せるように整理しています。
その理由は後掲で紹介します。
資料等の参照先を記入する
どこに書いてあったかわからなくなることありませんか？ 数年経ってしまうと、資料の参照元がわからなくなってしまうこともあります。
そこで、マニュアルには参考とした資料名やインターネットならアドレスやサイト名も記入します。
特にインターネットは、なかなかそのページに辿り着けないこともあります。
【自分用】マニュアルを作成すべき理由
自分用マニュアルを作成すべき理由は下記の通りです。
- 仕事の手順が理解できる（一人で作業ができる）
- 上司からの評価が上がる
- 事務ミス防止につながる
仕事を覚えるのに役立つ
自分用マニュアルを作成すれば、仕事の手順が理解できるので仕事を覚えるのに役立ちます。
仮にあなたが会社の新人であれば、教わった仕事をメモしてマニュアル化しておけば一人で作業ができるようになります。
新人の頃は簡単な仕事でも覚えることがたくさんあるので混乱したりミスしたりしますが、自分用マニュアルを作って作業前に先輩に確認して貰えばミスも減らせます。
上司からの評価が上がる
しっかりとメモして自分用マニュアルを作っておけば、上司に「やる気がある」「しっかりしている」というイメージを持ってもらいやすいです。
一つ一つの作業を確実にこなせるようになるため、仕事を任せてもらえたり新しい仕事を教えてもらえるようになります。
仕事がうまくいけば職場の人間関係もスムーズになるのでいいことばかりです。
ミス防止につながる
自分用マニュアル通りに作業を進めればミスが減ります。
その理由は、抜け漏れが防げるからです。忙しくて手順を飛ばしてしまった、重要な提出書類を出し忘れたなどの失念が防げます。
過去のミスを注意事項として盛り込んだチェックリストを作成しておけばさらにクオリティが上がります。
ミスが減れば時短になるし上司の評価もアップしていいことばかりです。
まとめ
仕事ノート（自分用マニュアル）を書くために必要な手順やポイントを紹介しました。
仕事ノートを作ると、作業手順が明確になり時短やミスを減らす効果もあります。慣れている仕事でも仕事ノートを見返すことでまとめてできる仕事や省略していい作業も発見するきっかけになります。
情報も１冊のノートにまとめることで検索しやすくなるので特に社会人１年目の新人さんにはぜひ取り入れて欲しいです。書くことによって記憶や思考が整理される効果もあるのでいいことだらけ。
自分オリジナルの仕事ノートや自分用マニュアルを活用できると仕事が楽しくなります。
ぜひ、取り入れてみてください。