仕事でのメモの取り方の基本を解説します。ミスが続いて怒られた、何をメモすればいいかわかない人に読んでほしいです。
はじめに：メモの重要性について
メモは情報の整理・記録、思考力や記憶力の向上、コミュニケーションの円滑化につながる重要なツールです。ビジネスに限らず、日常生活でも活用することで効果を発揮することができます。
メモの重要性は以下の3つにまとめることができます。
情報の整理に役立つ
メモを取ることで、聴いた情報や考えたことを整理し、記録することができます。特に、複数の情報やタスクがある場合には、メモを取ることで効率的に情報を整理することができます。
思考力や記憶力の向上につながる
メモを取ることで、脳に情報を定着させることができます。また、メモは思考力や文章力を高める効果もあります。また、書くことでクリエイティブなアイディアをひらめくこともあります。
コミュニケーションの円滑化につながる
メモを取ることで、意思疎通がスムーズにできます。会議や商談などで話されたことをメモにまとめ、共有することで、情報共有がしやすくなります。
また、自分の考えをメモにまとめて相手に伝えることで、コミュニケーションの円滑化につながります。
メモの取り方の基本とコツ
メモの取り方の基本と効果的にするためのコツは以下の通りです。
メモ用具を用意する
いつでもメモが取れるように、メモ用具を用意しておくきましょう。
ノートやメモ帳などは大きさやデザインなど自分に合ったものを使うと良いでしょう。
メモの目的を明確にする
何のためにメモを取るのか、どのような情報が必要かを明確にすることが大切です。目的が明確であれば、必要な情報を把握しやすくなります。
新人の場合、仕事の進め方や注意点をメモすることが多いです。マニュアルや手順書があればそこにメモしてもOKです。
聴き取りやすい姿勢を心がける
メモを取る際には、話し手に対して聴き取りやすい姿勢を心がけましょう。相手の話に集中し、必要な情報を逃さないようにします。
メモにばかり集中すると、大事なことを聞き逃す可能性があります。必要であれば、メモする時間を相手からもらうようにしましょう。
キーワードを活用する
情報量が多い場合は、キーワードを使って必要な情報をまとめると効果的です。キーワードを使うことで、必要な情報を把握しやすくなります。
具体的には、期日は「〆」マーク、あとで上司に確認することは「？」マークをつけておくなどのルールを使用するとメモがわかりやすくなります。
簡潔にまとめる
できるだけ簡潔にまとめることが重要です。必要な情報を端的にまとめることで、後で情報を理解しやすくなります。
簡潔にまとめる練習をするのにおすすめなのは、全てを箇条書きにすることです。
準備するもの・・・、手順・・・、注意点・・・と書いていくとわかりやすいです。メモする項目をテンプレート化するのもおすすめです。
見やすく整理する
メモを取った後に、見やすく整理することが重要です。
視覚的に分かりやすい形式で情報を整理することで、必要な情報にアクセスしやすくなります。
具体的には、注意事項は赤で書く、パソコンでの作業は全体を□で囲う、→や流れ図を作るなど。
タイムリーにメモを取る
メモ帳を持ち歩き、すぐにメモする習慣をつけましょう。
その場でメモできない場合でも、できるだけ早い段階でメモを取ることが重要です。
いつまでも、メモを持ち歩くのは恥ずかしいと思っていませんか？ 仕事ができる人ほど、メモを活用しているものです。できるビジネスマンは、手帳にすぐメモしていますよ。
仕事ができる人は知っている、メモの効果
仕事ができる人って、特別な能力があって自分とは違う人種なんだ。そう思っていませんか？
仕事ができる人は、ちょっとした仕事のコツを知っている人です。
メモ術や手帳術もその一つです。ここからは、メモがもたらす嬉しい効果を紹介します。
記憶力の負担を軽減できる
仕事でやらなければならないことが増えると、人間の記憶力では限界があります。そんな時は、全てのタスクをメモに書き出して見ましょう。
メモをすることで、頭の中に抱え込む情報を減らすことができるので目の前のことに集中できます。
その結果、集中力が上がりやらなければならないことがどんどん片付いていくでしょう。
タスクを整理できる
メモをすることで、やらなければならないことを整理することができます。
頭の中に情報が散らばっていると、タスクの優先順位を見失ったり、細かい作業を見落としたりすることがあります。
メモをすることで、タスクを整理して見通しを良くし効率的に仕事を進めることができます。
個人差を埋めることができる
人間には、優れた能力を持つ人もいれば、そうでない人もいます。記憶力のいい人、計算が早い人、文章力が高い人などとうてい自分など足元にも及ばない…。
でも、仕事では工夫次第で相手の能力以上のパフォーマンスを発揮できる可能性があります。
メモを活用することで、個人の能力に左右されずに仕事をこなせるようになります。また、過去のメモや情報を活用していけばより効率的に仕事をすることができるでしょう。
最後に：新人はまずメモの仕方を覚えよう
ここまで、メモの重要性や効果を解説しました。
わたしが指導してきた新人さんにもメモをとってもらっていましたが、なかなか活用できていませんでした。
それは、メモの重要性をしっかりと理解していなかったからでしょう。
まずは、基本のメモの仕方を覚えましょう。メモができるようになったら次のステップです。
ステップ２はメモを仕事に活用することです。
一人で仕事をできるようにマニュアルを作成する、電話メモをわかりやすく書く、その日のタスクをメモしてみるなど。
メモの活用方法はたくさんあるのでメモの習慣が身に付いたら色々と調べてみても面白いでしょう。
ぜひ、メモの習慣を身につけて仕事の成果に結びつけてください。
この記事は以上です。