✔︎自分用マニュアルや仕事ノートの書き方のコツを教えます！ それは、
チェックリスト方式は、
タスクや手順を遂行する際に必要なステップを一覧化することで、
より効率的かつ正確に作業を進めることができる方法です。
自分用マニュアルをチェックリスト方式で書くべき理由
チェックリスト方式は、
作業を効率的かつ正確に進めるために有効です。
チェックリスト方式のメリットは４つあります。
視覚的にわかりやすい
チェックリスト方式は、タスクや手順を一覧化して簡潔に表示することで
パッと見ただけで理解しやすくなります。
何が必要であるかを一目で把握できるため、
チェックリストを見るだけで作業を進めることができます。
抜け漏れを防ぐ
チェックリスト方式では、
必要なステップが漏れてしまうことを防ぐことができます。
初めての作業だけでなく、慣れた作業でもチェックリストは有効です。
自分の記憶だけでは漏れが発生する可能性がありますが、
チェックリストを使用することでミスを防ぐことができます。
進捗を管理できる
チェックリスト方式は、
優先順位やタイムラインを管理することもできます。
チェックリストを活用してタスクの進行状況を把握し
必要に応じて優先順位を変更することもできるため効率よく作業ができます。
記録に残りやすい
チェックリスト方式は、
作業の記録としても有効です。
タスクの進行状況をチェックするたびに、チェックリストに日付やメモを追加すると
過去の作業を簡単に振り返ることができます。
チェックリストを活用すれば進行状況を簡単に管理でき、誰かに作業を引き継ぐ場合にも役立ちます。
作業の進捗状況を簡単に共有することができるため、作業工程の問題点や時間のかかる作業が目に見えて分かります。
チェックリストが作業記録にもなるため、その後の業務改善にも役立つでしょう。
チェックリスト作成の手順とポイント
チェックリスト方式で自分用マニュアルを作成するには、まずチェックリストの作り方を確認しましょう。
チェックリスト作成の手順とポイントを以下にまとめました。
チェックリストの作成手順
手順１：目的やゴールを設定する
何のチェックリストなのか、チェックリストに目的やゴールを設定します。
ここでは、具体例として「忘年会の開催」のチェックリストを作成してみます。
手順２：大まかな作業を書き出す
まずは大まかな作業をリスト化します。
時系列で書き出していくとイメージしやすく、
実際にチェックリストを運用する際も時系列にした方がミスが起きにくいです。
□参加者の人数把握・会場の予約
□当日の進行・流れの確認
手順３：細かい作業をもれなく書き出す
手順２の大まかな作業をもとに、細かい作業や確認事項を書き出します。
ポイントは作業そのものだけでなく、上司への確認事項もタスク化することです。
相手のある作業はこのように「いつ、どこで、だれが、なにを」といったように明確に書き出すと
抜け漏れがないチェックリストが作成できます。
□候補日の選定
□上司への日程確認
□会場の決定
□座敷、イス、余興等のスペースがあるか
□おおよその人数で仮予約
＜予算調整＞
□宴会コースの金額確認
□経費で精算可能か、その金額
□会費の決定
＜参加者の人数把握・会場の予約＞
□忘年会の案内文書作成
□人数の取りまとめ
□会場の本予約
□予約人数等の変更可能日の確認
＜当日の進行・流れの確認＞
省略
手順４：チェックリストに抜け漏れがないか確認
作成したチェックリストに抜け漏れがないか、表現がわかりにくくないか、
もう一度確認します。
できれば自分以外の人にも目を通してもらい確認してもらうといいでしょう。
本当に使えるチェックリストを作成するポイント
チェックリストを使用する目的は、抜け漏れやミスを防止することです。
マニュアルを読みながらでは時間がかかる作業も、
シンプルなチェックリストを使用すれば「時間をかけず」に「確実」に作業できます。
本当に使えるチェックリストを作成するポイントを３つまとめました。
ポイント１：チェック項目は１作業ごとに
チェック項目は
１つの作業ごとにシンプルにします。
いくつかの作業を１つのチェック項目にすると管理が複雑になるからです。
チェックリストは、進捗管理にも便利なものなのでチェック項目は１作業ごとが鉄則です。
ポイント２：数字や期日は具体的に
チェックリストの項目には、
数字や期日を具体的に記載します。
具体的に記載すると計画的に作業を進めることができます。
マニュアルや資料がなくても仕事ができるので作業時間の短縮につながります。
ポイント３：チェックリストだけで作業が完成するようにする
仕事は考えたり調べたりする時間が８割、実際に作業している時間は２割なのだそうです。
つまり、何も考えずに作業に取り掛かることができれば効率アップができるということでしょう。
目標は
「チェックリストだけで作業が完結する」レベルです。
チェックリスト方式で自分用マニュアルを作ると得られる意外な効果
チェックリスト方式で自分用マニュアルで書くメリットは、
１作業ごとにやるべきことが明確で分かりやすいこと、抜け漏れやミスを防げることでした。
その他にも意外な効果があるので紹介します。
文章をまとめるのが上手になる
チェックリストの作成ができるようになると、文章力が向上します。
その理由は物事のカテゴリー分けが上達するからです。
相手に伝えるべき情報を整理する能力が上がるので、きちんと順序立てた文章を書くことができます。
時間を効率的に使えるようになる
チェックリストの通りに作業するだけで、
時間を効率的に使えるようになります。
記憶だけに頼ると「あれ？あの作業、最後までできた？」とわからなくなってしまうことがあり、
確認作業に時間を費やしてしまします。
作業を中断した際も、チェックリストの進捗状況だけを確認すればすぐに再開できるので
結果「考える作業」が減り、効率的に作業が可能です。
上司からの評価が上がる
実際にわたしは、毎月やる仕事をチェックリストにして管理をしていました。
上司は、一般職員の管理をする立場のはずですが一人一人の仕事を全て把握しているわけではありません。
あるとき、決裁のためにチェックリストと一緒に上司に書類を回付すると「この仕事は何？」と尋ねられました。
その後、上司はわたしの作成したチェックリストをコピーしデスクマットに挟んでいるのを発見しました。
上司も決裁に書類が回って来れば処理をしていたけれど、そのタイミングがいつなのかまでは把握していなかったようです。
わたしの上司は「あなたのように管理していれば安心だよね」と言ってくれました。
実際に、人事考課に影響したかは分かりませんが上司との信頼関係は良好でした。
最後に
自分用マニュアルや仕事ノートをチェックリスト方式で作成すると、仕事の完成度が爆上がりします。
「どのようにチェックリストを作るか」を考えると自分用マニュアルは精度の高いものになります。
また、要点やポイントを簡潔にまとめる力がつくので文章力や分かりやすい表現が身につきます。
まずは自分の仕事すべてを一覧表にしてみましょう。毎月の仕事をチェックリストにして管理するだけでも「やり忘れ」を防げるはずです。
チェックリストを使って仕事を効率的に進めればあなたの評価も上がることでしょう。
この記事は以上です。