あなたの仕事が終わらない理由はなんでしょうか？
仕事量が多い、人員不足、作業の効率化が進んでいない…。確かに、仕事が終わらない原因の一つかもしれません。
でも、本当の理由はわたしたちの行動心理にあったのです。
この記事を読むとこんなことがわかります。
パーキンソンの法則と締切効果を活用した心理テクニックを使って、
簡単に「最速習慣」が身につきます。
こんな人におすすめの記事です。
- いつも締め切りに追われ残業が多い人
- もっと効率的に仕事をしたいと思っている人
- 新社会人になりたての人
では、さっそく解説していきます。
はじめに：仕事が終わらないのはなぜ？
はじめに、わたしたちの仕事が終わらない理由を考えてみましょう。
やる気や性格の問題？ 能力やスキルが足りない？ 経験不足？
いいえ、そうではありません。
実は、人間は無意識のうちに時間を無駄遣いしてしまう生き物なのです。
それを法則として証明したイギリスのシリル・ノースコート・パーキンソンです。これが「パーキンソンの法則」です。
パーキンソンの法則とは
パーキンソンの法則
- 第一法則「仕事の量は、完成のために与えられた時間を満たすまで膨張する」
- 第二法則「支出の額は、収入の額に達するまで膨張する」
パーキンソンの法則を簡単に説明すると、
人は「お金や時間などの資源をあるだけ使ってしまう」という意味です。
私たちの仕事が終わらない理由は、与えられた仕事を与えられた時間まで使い切ってしまうという人間の行動法則が原因だったのです。
まだ時間があると思うと後回しにしたり、完成までに必要以上の時間をかけてしまうというのはパーキンソンの法則が働いていたのです。
締切効果
あなたも経験があるかもしれません、夏休みの宿題です。
夏休みが始まったばかりの頃は余裕に構えているのに、８月の終わりになると急に慌てて間に合わないかも！ と思って急いで宿題を終わらせます。
期日が近づくと、思った以上の集中力が生まれることがあります。
これが締切効果です。
時間があると思うと時間を目一杯使おうという心理（パーキンソンの法則）が働き、期日が近づくと急がないといけないという心理（締切効果）が働きます。
パーキンソンの法則と締切効果は切って離せない関係にあります。
仕事を最速で終わらせる、たった１つの最速習慣
パーキンソンの法則と締切効果を活用した心理テクニックを使えば、
簡単に「最速習慣」が身につきます。
パーキンソンの法則と締切効果を理解するだけでもあなたの仕事は爆速で片付くようになりますので、ぜひ最後まで読んでみてくださいね。
パーキンソンの法則を応用した最速習慣
パーキンソンの法則はすべての人間に当てはまる人間の行動心理法則です。
でも、世の中には「仕事が終わらない人」「仕事が速い人」がいますよね。
「仕事が速い人」がやっているのはたった１つのシンプル習慣です。
「マイ締切日を設定する」です。
デッドラインは自分で決めろ！ マイ締切日を設定する
仕事ができる人の最速習慣のコツは「デッドラインは自分で決めろ！」です。
そこで、実践してほしいのが「マイ締切日」を設定することです。
わたしたちは「与えられた時間を使い切るまで仕事をしてしまう」ものですが、
一方で「時間を守って仕事をしている」という見方できます。
締切日を自分で決めることで、必要以上に時間を浪費することなく仕事を完成させることができます。
マイ締切日はいつに設定すべき？
デッドラインであるマイ締切日は適切に設定することが重要です。
マイ締切日の設定は、はじめは余裕を持って設定しておき、実際にかかった時間を記録しておきます。次回から同じような仕事をするときに少しずつ時間を減らしていくようにするとうまくいきます。
適切な時間がわかってきたら少しタイトな時間を設定してみるのもいいでしょう。
時間が足りない場合は「締切効果」が働きいつも以上の集中力が発揮され普段よりも速く仕事ができる可能性があります。
仕事がもし時間内に終わらなくても本当の締切日に間に合えばいいので、心理的な余裕もできます。
マイ締切日を決めるメリット
仕事のデッドラインを自分で決めることで仕事の量や時間をコントロールしやすくなります。
マイ締切日を決めることでこのような効果があります。
- 前倒しで仕事ができるようになり心理的な余裕が生まれる
- 仕事の優先順位が決めやすくなる
- 自分の予定をコントロールできるようになりプライベートも充実する
マイ締切日を設定してもなかなか残業が減らない人は、あえてプライベートの予定を入れたりするのも有効です。
人に会う予定や映画など時間が決まって簡単に動かせない予定の方が有効です。一人でジムに行くでもいいのですが、一人の予定は動かしやすいため効果は薄いでしょう。
やる気が出ないとき「仕事をすぐやる」コツ
手間がかかる仕事や難しい仕事はなかなか「やる気」が出なくて後回しにしてしまうことありませんか？
仕事にとりかかるまでに時間がかかってしまうと、
時間内に仕事を終わらせることはできません。
ここからは「仕事をすぐやる」ためのコツを３つ紹介します。
気分が乗らなくても１分だけやってみる
なんかやる気が出ない…。そう思っても１分だけやってみてください。
面倒だと思いながらでも一度作業をやり始めると、
だんだんとやる気が出てきて５分から１０分くらい経つと思ったより集中できているはずです。
これは「作業興奮」という心理作用です。
「作業興奮」はドイツの精神科医エミール・クレペリンが提唱した概念です
作業興奮のメカニズムは、作業を始めるとやる気をつかさどる脳内物質のドーパミンが放出されるからです。
これは、科学的にも証明されているメカニズムなので「やる気」が起きなくてもワンアクションを起こしてみるのが「仕事をすぐやる」コツです。
具体的にはこんなことをしてみましょう
- 資料作成のテンプレートに題名だけ入力してファイルに保存する
- 必要な資料をデスクに出してみる
- 作業スケジュールを作ってみる
簡単なことだけでも着手したら１歩前進です。
１分やってみて気分が乗らなければ潔く他の仕事に着手してOKとルールを決めておくのもいいでしょう。
タスクは行動レベルに細分化する
大きすぎるタスクは「やる気」が出なくなる原因のひとつに。
タスクが大きい場合は、小さいタスクに細分化してみましょう。
どのくらいタスクに細分化すればいいか、
１つのタスクは、おおよそ15分から30分で終わるくらいに設定するといいでしょう。
タスクは行動レベルに落とし込むと作業が進みやすくなります。
たとえば「会議の準備をする」というタスクを細分化してみます。
- 会議の日程調整
- 会議室の確保
- 報告事項、協議事項の整理
- 会議資料作成
- 関係部署との調整
- ・・・・
上記のように、細分化したタスクは次の行動が明確になるように設定します。
さらに、最初のタスクは数分で終わる内容にするのがコツです。
作業興奮がうまく作用すれば次のタスクにすんなりと進むことがでます。
「仕事をすぐやる」には、着手するハードルは下げておくのが正解です。
タスクはスケジュールに組み込む
後回しにしてしまって、なかなか着手できない仕事はスケジュールに組み込んでしまいましょう。
具体的にはスケジュール帳に作業予定日を記入し、ブロックします。
社会心理学者のハイディ・グラン氏
スケジュールに落とし込めば行動する可能性が３００%高くなると提唱しています。
わたしたちは「やらない理由」言い訳を考える天才です。「忙しかったからできない」「あの仕事を優先させたいから」などと仕事を後回しにすることを正当化します。
言い訳を考える前にスケジュール通りに行動することで後回しにするクセを克服することができます。
関連記事：【仕事の進め方】スムーズに効率よく！すぐやる人になるための３つのコツ
最後に：この記事のまとめ
仕事が終わらない本当の理由は、わたしたちが時間に合わせて仕事をしていたからだということは理解いただけたでしょうか。
もちろん、仕事の量や人員不足が影響することもあるでしょう。
でもあなたの身近にいる「仕事が速い人」がしているたった１つのコツを取り入れるだけで新たなステージに進むことができるのではないでしょうか。
デッドラインを自分で決めるためにマイ締切日を設定する
たったこれだけのことですが、締切に追われることも少なくなり心に余裕ができてきます。仕事が終わらずキャパオーバーの状態が続くと心身ともに著しい不調に襲われることもあります。しっかりと対策しましょう。
いつも仕事が終わらなくて残業している人、期限ギリギリで時間に余裕がない人、新社会人の人。
そんなあなたは、目の前の仕事を一つずつこなしていくことが大事です。
まずはたった１つの最速習慣のコツを取り入れて「仕事の速い人」に近づきましょう。
この記事は以上です。