こんなことありませんか？
仕事が多すぎて何から手をつけていいかわからない…。キャパオーバーで思考停止。
ビジネスシーンで使用する「キャパオーバー」は、自分の能力以上の仕事を抱えてしまい処理しきれない状態を指します。
この記事では、仕事が忙しすぎてキャパオーバーになった時の対処法を紹介します。
この記事を書いているわたしは、社会人約20年の子育てしながらフルタイム勤務をする30代の兼業主婦です。
はじめに、キャパオーバーとは？
キャパオーバーとはどういう状態？
キャパオーバーとは、業務量が自分のキャパシティ（容量や能力）を超えてしまった状態をいいます。
残業などで対応できる範囲を超えたキャパオーバーの状態が１週間以上続くのであれば、過度の疲労やストレスが溜まっている可能性があり何かしらの対策が必要です。
キャパオーバーの原因
勤労者の場合は勤務時間や残業時間には制限があり、処理能力も急には上がりません。
自分が使える能力と時間を超えた仕事量を抱えると処理しきれずにキャパオーバーになります。
キャパオーバーは「仕事量×時間×能力」の３つのバランスが崩れた時になるといっていいでしょう。
時間には限りがあり、わたしたちの能力も急には上がりません。
仕事量×時間×能力＝処理容量（キャパシティ）であり、
時間と能力は急激に増やせないため
キャパオーバーの原因のほとんどは、仕事量が多いことです。
キャパオーバーになったときに起きる症状
わたしが実際にキャパオーバーになったときに起きる症状はこちらです。
- やらなければならないことが次から次への浮かんできて頭がパンパンにな
- 仕事が手につかない（現実逃避）
- 期日が迫っているタスクがいくつもあり、どこかで焦っている
- 優先順位がわからなくなり考えても頭が回転せずに思考停止する
能力の高い人ならばこの状態になる前に優先順位を考えて作業にとりかかるため、わたしのように思考停止になるようなことはないかもしれません。
わたしの場合は担当している業務自体が専門的で、同僚に手伝ってもらえることが限られています。繁忙期や仕事が重なってしまった時は、自らのキャパを超えてしまうことがあります。
キャパオーバーで思考停止してしまったときの対処法
ここからは、キャパオーバーになったときの対処法を解説します。
わたしが実際に実行していることなので効果や感想も交えて紹介します。
絶対にはじめにやってほしいこと
対処法１：かんたんな仕事は先に済ませる
キャパオーバーになっている原因は仕事量です。
あれもこれもやらなきゃ！ と頭をフル回転させると脳が疲れてやる気が低下して、それに比例してパフォーマンスも低下します。
そこでタスクの数を手っ取り早く減らすために、まずは「かんたんな仕事」を済ませてしまいましょう。
「かんたんな仕事」とは、考えなくてもできる１５分以内で完了可能な仕事です。
例えば
- コピー用紙の注文
- 議事録や報告書の作成
- 決裁の必要な書類を上司に提出
- 書類保管（該当のファイルへの綴り作業）
- メールへの返信 など
このような簡単な作業はキャパオーバーになっているときは後回しにしがちな仕事です。確かに数日後回しにしてもさほど業務に影響しない内容ですが、これらのタスクはずっと残り続けます。
後回しにしても影響の少なそうな「かんたんな仕事」は１日の中で時間を決めて行うのがおすすめです。
わたしは「かんたんな仕事」は朝一番に１時間を目安に完了させるようにしています。
作業興奮といって、気の進まない仕事でも一度取り掛かると脳内にアドレナリンが放出されて「やる気」が出てきます。
本来の重要なタスクにとりかかる前に「やる気」を出すために「かんたんな仕事」はちょうどいいのです。
始業前にやってほしいこと
対処法２：デスクを整理整頓する
デスクの整理整頓は、普段からしておくべきことです。
しかしながら、キャパオーバーになる程の仕事を抱えていると「書類の山」はどうしてもできてしまいます。
デスクが書類まみれになると、探し物が増えて時間のロスが発生します。
そのため意識して整理整頓することが求められます。
書類の整理は、今日やるべきもの、明日以降のもの、完了したもの、新規に発生したものなどに分類し決裁箱などを用意して分類しておくと整理しやすいです。
スッキリしたデスクでは集中力もアップするのでキャパオーバーになった時はデスク周りを見直してみてると気分転換にもなってモチベーションも復活します。
対処法３：集中できる環境を整える
仕事量が多い場合は、限られた時間の中でタスクをこなすスピードが求められます。
仕事のスピードを上げるために通常は能力を上げる必要がありますが、別のアプローチも存在します。
仕事スピードをアップさせるためのアプローチ
集中が途切れるとその度に作業スピードが下がります。
職場には早めにキャパオーバーであることを相談して作業に集中できる環境を整えましょう。
具体的には、
- 電話や来訪などは繋がないようにしてもらう
- 自分のデスク以外の会議室を借りる
-
在宅ワークに切り替える
このようなことが考えられます。
繁忙期など自分一人がだけそのような環境にしてもらうのが難しい場合は、順番で集中タイムを作る提案をしてみましょう。
ドラゴンボールで出てくる「精神と時の部屋」のように、集中して通常の３倍の仕事ができる！…気がする。３倍かどうかはわからないけど、電話をなるべく取り継がないようにしてもらえるだけでかなり仕事がはかどります。
対処法４：今日の目標を設定する
やるべきことがたくさんありすぎて、何から手をつけていいかわからなくなっていませんか？
キャパオーバーで積み上がった仕事を少しでも消化したいのに新規案件がひっきりなしに入ってくる。
そんな時は最低限の目標を設定しておきましょう。
ポイントは「最低限」です。
ここでの目標は先に紹介した「かんたんな仕事」ではなく「重要な仕事」「期限間近の仕事」で最低限やらなければならない作業を設定します。
キャパオーバーの状態でもどんどん追加される新規案件の仕事、今抱えている仕事よりも緊急度も重要度も高い可能性があります。
だからといって今抱えている仕事をいつまでも後回しにしてしまうとキャパオーバーの状態から抜け出せなくなってしまいます。
職種や作業によって違いますが、わたしの経験では設定する目標は、３つが目安です。合間で、緊急度の高い仕事が入ったり電話対応など思った以上にわたしたちが自由に使える時間は少ないものです。
仕事のスピードアップのためにやってほしいこと
対処法５：タスクは紙に書き出す
キャパオーバーで思考停止していまう原因は、一度にいくつものタスクを頭の中に記憶しようとすることから起こります。
その原因はワーキングメモリーの無駄遣いにあるかもしれません。
料理に例えると、野菜を切る、次は炒める、次は煮る…などの作業をスムーズに行うために手順を考えながら作業をします。
この「次の作業」の部分はワーキングメモリーで記憶されていて、このワーキングメモリーがいっぱいになると抜け漏れが発生しミスにつながる可能性があります。
タスクを書き出すことで忘れてもいい状態を作れるので頭がスッキリするようになります。
「書いて忘れる」を意識して行いましょう。
タスクを書き出してみたら意外と余裕があるな、と感じることもあります。忙しくてしょうがないと思っていても、当日処理すべき重要な仕事は意外と少なくて焦る必要はないなと思うこともあります。
客観的に状況を見ることができるのも書き出すことのメリットです。
対処法６：考える時間を減らす
難しい仕事ほど手順が複雑になり考える時間が増える傾向にあります。
先ほど説明したワーキングメモリーがいっぱいになるとフリーズ状態になったり、抜け漏れが生じる可能性があります。
ちょっとした手順も箇条書きにしてメモしておくことで考える時間を減らすことができます。
メモの通りに実行することで、仕事の処理時間がスピードアップします。
対処法７：優先順位の付け方に迷ったら受付順にする
キャパオーバーの状態になっている場合、重要度と緊急度が高い順番にタスクをこなすことが基本です。
一方でそれほど緊急度や重要度に差がない場合はどうでしょう。優先順位を決めるのに迷ってしまい時間をロスする可能性があります。
優先順位に迷ったときは、
期日が翌日に迫ってきている場合を除き、タスクが発生した順番や受付順に完了させます。
単純なルールですが、考える時間を極力減らすことで作業に注力できる有効な方法です。
どれから手をつければいいのか迷うくらいなら、かたっぱしから仕事を片付けていく方が早い場合があります。「かんたんな仕事」も含まれていますから、かなりのタスクをこなることができます。
考えるな、動け。です。
仕事の仕方を見直す
キャパオーバーになっている原因はあなたの仕事の進め方に問題があるかもしれません。
対処法８：マルチタスクをやめる
マルチタスク（同時進行）は、ワーキングメモリーを圧迫します。その結果、処理速度が落ちて非効率になっている可能性があります。
スマホでも、アプリを複数起動すると動作が遅くなったりすると思います。それがわたしたちの脳でも起きています。その場合、今使用していないアプリは閉じたり電源を落として負荷を軽減すると処理速度が復活します。
仕事ではマルチタスクをやめてシングルタスクを意識することが大切です。
１案件に集中して完了するまでは他のタスクに手をつけないようにします。
途中で電話や来訪があったとしても、ひと段落するまで作業は継続するようにしましょう。
どうしてもタスクから離れなくではならない場合は、どこまでやったかすぐわかるようにしたり、用事が済んだらすぐに意識を戻せるようにメモを置いおておくといった工夫を取り入れておくといいでしょう。
わたしは本当に気が散りやすく、ちょっと気になることがあるとすぐに別の仕事に手をつけてしまいます。キッチンタイマーを使って15分区切りでアラームを設定したりして集中できていたかのバロメーターにしています。別の仕事に手をつけてしまった場合でもアラーム音で意識を戻すことができています。
対処法９：休息は必ずとる
キャパオーバーになると昼休みや休日を返上してタスクをこなそうと頑張っている人もいます。でも、ちょっと待ってください。
休息は適切に取った方がパフォーマンスが上がります。
仕事中は昼休みだけでなく１時間ごとに５分程度の休憩を挟むと集中力が持続します。飲み物を飲んだり、軽く体を動かしたりするのも気分転換になります。
また、睡眠時間の確保は必須です。キャパオーバーになると、残業続きで帰宅してからも頭が興奮してなかなか寝付けない人もいるでしょう。
お風呂につかってリラックスするなど意識して休息を取ることが必要です。
おすすめの休息方法は昼寝です。たとえ10分でも目を瞑って何も考えずに休んでください。
睡眠をとることで、脳がリフレッシュされて午後も朝のような脳のスッキリ感を感じられるはずです。
実際に、睡眠を見直してみると集中が長く続くようになりました。
繁忙期はトイレに行ったタイミングで１分間何も考えずに目を閉じているだけで驚くほどリフレッシュすることを実感したこともあります。ちなみに、仕事に余裕がある時はそこまで効果はありませんでした。
対処法１０：SOSは早めに出す
どうしても自分一人で解決できないようなキャパオーバーになった場合は早めにSOSを出してください。
他の同僚や先輩、上司も手一杯で自分だけ弱音を吐くわけにいかないと頑なに仕事を抱え込んだ結果として体調を崩すようなことがあっては尚のこと迷惑がかかります。
また、仕事量は人によって波があることが多くSOSを出したタイミングでは余裕がある人もいるはずです。
SOSを出すことで業務改善のきっかけになる可能性もあります。
どうしても解消できないとき
キャパオーバーになると、身体的な疲労だけでなく精神的苦痛を感じることがあります。
精神的な苦痛は、繁忙期など一時できなものであれば自然と回復する可能性があります。一方で慢性的な人手不足や上司との折り合いが悪いなど、改善が見られない場合は特に注意が必要です。
こんな症状があれば注意が必要です。
- もっと頑張らないといけないのに、やる気が出ない
- よくわからないけどイライラする
- 夜眠れない、眠りが浅い
- なんでもないことで涙が出る
- 将来をとても不安に感じる
このような症状続いたら「適応障害」や「うつ病」の可能性もあります。できるだけ早く解消するように下記のような対処することが必要です。
上司や同僚に相談する
キャパオーバーになって精神的に辛いときは上司や同僚に相談しましょう。
キャパオーバーの対処法10でも早めにSOSを出すと紹介しましたが、精神的に辛い場合は即刻まわりにSOSを出すべきです。
あなたがキャパオーバーの状態が続いているということは、少なからず周りの人間もあなたに手を差し伸べられる余裕がない状態であると言えます。
一人で抱え込み結果的に周囲に迷惑をかけてしまうより、上司や同僚に相談して業務を分散していく方があなたにも周囲にもメリットが高いです。
同僚や上司に相談することによって、その後もSOSを出しやすくなるため精神的に安定することもあります。相談できる人が身近にいるだけで安心感がありますよね。
休暇をとる
仕事をしているのが辛い、と感じたら思い切って休暇を取るのも一つの方法です。
ストレスの原因である仕事から少し遠ざかるだけで、精神的苦痛を和らげることができます。
キャパオーバーの状態になっているのに休暇を申請するのは気が引けるかもしれません。でも体調に影響が出てきた場合は別です。
正直に上司に相談するか、適当な理由をつけて休みましょう。
休暇は、体調不良を理由にする、親戚が亡くなったなど、それらしい理由を適当につけておきましょう。有給休暇の取得は、あなたの権利です。理由など必要ありません。
精神的苦痛は立派な体調不良です。職場で認めてもらえなければ適当に熱が出たと言っておけばいいのです。
休暇中は何も考えずに好きなことをして過ごすのがいいでしょう。好きな音楽を聴いたり、好きなだけ寝たり。映画を見て泣くのもストレス解消には効果を発揮します。
実際にわたしも上司のパワハラで精神的に辛い時期があったため休暇をとったこともがあります。気持ちを回復させるまで１ヶ月ほどかかりましたが休暇を取って「逃げ出してもいいんだ」と思えたことが一番のメリットでした。
キャパオーバーで休むことは甘えではありません。次のステップに進むのに必要な時間です。
転職する
上司や同僚に相談しても、改善されない場合は転職も視野に入れましょう。
「この職場からいつでも逃げられる」と思うだけで精神的に楽になります。
上司や同僚に相談しても改善されない、力になってくれないなどの場合は早めにその職場から逃げ出したほうがいい場合もあります。
人間関係がうまくいかない、仕事量が多すぎる、自分に向いていないと思ったら転職活動もありです。体調を崩して一生後悔するより、新たな道を模索しましょう。
最後に
この記事では、キャパオーバーになった時の対処法を解説しました。
ちょっとした工夫でキャパオーバーを解消できる可能性もあるので、ぜひチャレンジしてみてください。
どうしても解消されないときは組織的問題が生じているケースもあります。その場合は自分の努力だけで改善できません。
精神的に辛い状態が続けば体調を崩して一生取り返しのつかないことにもなりかねません。休暇を取ったり転職するなど環境を変えることも一つの方法です。
以上でこの記事は終わりです。少しでもあなたのヒントになれば嬉しいです。