こんな悩みはありませんか？
- 仕事ノートをうまくまとめられない
- 必要な時にメモしたページがなかなか見つからない
先輩に仕事を教わったらメモを取るように言われているけど、どうしてもうまく書けないことありますよね。しかも、覚えることは山ほどあってメモをとってもどんどん埋れてどこに書いたかわからないなんてことも。
実は、仕事ノートはコモンプレイスと最強に相性が良いんです。
この記事では仕事ノートにコモンプレイスを組み合わせた最強の自分用マニュアルの書き方を紹介します。
今書いている仕事ノートにもすぐに取り入れられる内容なので、新社会人の方や指導者の方、新しく仕事を覚えたい方におすすめの記事です。
では、さっそく解説します。
はじめに、コモンプレイスって何？
コモンプレイスとは
コモンプレイスとは、コモンプレイスノートやコモンプレイス手帳術として最近注目されているノート術です。
新しい手帳術かと思いきや、実はコモンプレイスは16世紀ごろから存在していています。当時のコモンプレイスは、覚えておきたい事を１冊の手帳に書き写していく情報ノートや備忘録であったようです。あのレオナルド・ダ・ヴィンチも実践していたとか。
そんな歴史のあるコモンプレイスですが、イギリスのイラストレーターのMegan Rhiannonさんがほぼ日手帳を使ったコモンプレイス動画をアップして海外でバズったことをきっかけに日本でも注目され始めました。
コモンプレイスの書き方
コモンプレイスのやり方はとてもシンプルで、覚えておきたいことをノートに書き写すだけ。とにかくどんなことでも1冊の手帳にどんどんメモしていくのです。
情報がある程度蓄積されると、どこに何が書いてあるかがわからくなります。そこで「キー」を設定してメモを分類します。
この「キー」がコモンプレイスの大きなポイント。検索性をアップさせ「ふりかえり」ができる、これが仕事ノートと相性抜群なんです。
コモンプレイスは、１冊のノートや手帳に日付順に情報を蓄積していくため書いたことのジャンルは様々です。好きな曲の歌詞や、週末のスケジュール、仕事で調べないといけないことなど。
ノートに書いたものはジャンルや内容もバラバラなので後日アレなんだっけ？となったときに「キー」を目印に探すことができます。
「キー」は目印、視覚的にもわかりやすい
コモンプレイスの「キー」の表示方法には、記号やマーカーなどを使う方法がありますが、
bxっbMegan Rhiannonさんが紹介したコモンプレイス動画では丸シールを使っています。
丸シールを使った「キー」は、後からでも何を書いたのかが一目でわかりやすくて見た目も可愛いため取り入れている手帳ユーザーも多いです。バレットジャーナルのコレクションページと相性がいいため手帳好きな人たちの間では少しずつ流行しています。
キーの意味
バレットジャーナルは、ラピッドロギングという箇条書きと「キー」を使って素早く書いていく手法がとられています。バレットジャーナルの「キー」は意味を持ち重要な役割を果たします。
一方で、コモンプレイスも「キー」を設定して分類することは同じですが、コモンプレイスの「キー」はそれ自体に大きな意味はなく、あくまでインデックスの役割です。
キーを丸シールにするメリット
丸シールを使った「キー」は、一目で何を書いたのかがわかりやすいのがメリットです。
また、このコモンプレイスを丸シールでやることのもう一つのメリットは、後からでもできるということです。
すでに書いてあるノートも「キー」を設定して丸シールを貼るだけでコモンプレイス手帳になります。キーの設定方法も自分で決められるため、カテゴリ分けもポイント。
例えば、仕事とプライベート、年１回か月１回、好きか嫌いかなど、設定するキーによって書いたことが同じであっても意味が変わってきます。
一度キーを設定して分類した後でも、別のキー設定をして「ふりかえり」をしてみると違った世界が見えるかもしれません。
コモンプレイス×自分用マニュアルの書き方
では、実際にコモンプレイスと組み合わせた仕事ノートの書き方を解説します。今回は、新社会人の方向けに仕事を覚えるための仕事ノート術として自分用マニュアルを書いていこうと思います。
自分用マニュアルとは？
仕事ノートと言っても目的によって色々な書き方があります。
- アイデアを出すためのノート
- 商談や会議の記録用のノート
- プロジェクト管理のためのノート
- 仕事の進め方をメモしたノート
- タスク管理のためのノート
他にも、ミスをなくすためのノートなど仕事ノート術は世の中にたくさんありますが、自分用マニュアルは仕事の進め方をメモしたノートのことです。
コモンプレイス×自分用マニュアルの書き方
作成にあたって準備するものは以下の３つです。
- ノート
- ボールペン
- 丸シール（マーカーなどでもok）5色くらい
丸シールがあると便利ですが、なければカラーペンやマーカーでも大丈夫です。もちろん◯じゃなくて⬛︎や⭐︎もオッケーです。
必要なものが揃ったら、さっそくコモンプレイスを取り入れた自分用マニュアルを書いていきます。書き方はいたってシンプル。
コモンプレイス×自分用マニュアルの書き方手順
- ノートの左側、１／４〜１／５のところに縦線を引く
- 左側に日付を記入する
- 内容を記入する
- 日付の近くに丸シールを貼る
- 書き終わったら横線を引く
- １〜５を繰り返す
実際に書くとこんな感じ。
仕事上のメモは、意外と日付が重要だったりします。日付だけでもインデックスの役割があるほど。
ある程度の量が記入できたら「キー」を設定してシールを貼っていきましょう。
設定した「キー」の目印として丸シールを日付の下にペタリと貼ります。何が書いてあるのかパッと見てわかりやすくなりました。
「キー」の設定
「キー」は自由に設定できます。今回は、仕事の進め方や手順、取引先のこと、仕事上のメモ（備忘録）としました。
他にも、覚えた仕事は青、ミスがあった仕事は黄色など難易度で分けたりもできます。その仕事が好きか嫌いかでもいいし、本当に「キー」はなんでもOK。
仕事に対する「気持ち」は、意外と見落としがちな観点なので取り入れてみると面白いです。
設定した「キー」はメモしておきます。
これでコモンプレイス×自分用マニュアルが完成しました。
仕事ノートにコモンプレイスを取り入れるメリット
コモンプレイスの書き方が理解できたところで、仕事ノートとコモンプレイスの組み合わせが最強な理由を解説します。
仕事ノートの検索性が上がる
最大のメリットは、分類することにより検索性が爆上がりすることです。
仕事ノートの基本的な性質としては「備忘録」です。忘れてはいけないこと、覚えたいことを書いていくため何よりも「見返す」ためのノートです。
「キー」の設定をすることで「見返す」ことが必要になった時に、一目で何が書いてあるのかがわかります。
さらに、１冊のノートに時系列は意外と見つけやすいです。「前にやったことがある、新人の頃に教わった」と記憶があれば仕事ノートの最初の頃を見返すとすぐに見つかります。
１冊のノートに記入するから書くときも迷わない
コモンプレイスは、覚えておきたいことを１冊の手帳に書き写すという手帳術です。１冊のノートに書くというルールは、どのノートに書けばいいのかなどと迷うこともなく非常にシンプルです。
１冊のノートと決まっていることで記入するときも探すときも迷うことがありません。
どんな仕事ノートにも取り入れられる
今回、記入例を紹介した自分用マニュアルだけでなくアイデアノートやタスク管理ノート、プロジェクト管理ノートなど仕事に関するノート全てにコモンプレイスのメソッドを取り入れることが可能です。
「キー」で分類ができればどんなノートや手帳でもコモンプレイスができ、後からでも取り入れられるところがメリットです。
効率的に仕事ができる
正確に仕事をこなすには、仕事ノートは有効です。ノートを見ながら仕事をすることで、思い出すためのエネルギーも節約できます。
さらにコモンプレイスを取り入れた仕事ノートであれば、必要な情報にすぐにアクセスできるため、大きな時短になります。結果、仕事の効率がアップするのです。
すでに自分用マニュアルを作成してある場合でも「キー」を設定して丸シールを貼るだけで必要なページにすぐにアクセスできるようになり効率的に仕事ができますよ。
デメリットはない
このコモンプレイス手帳術ですが、取り入れたことのデメリットは特に見当たりません。
強いて言えば、ノートと丸シールの購入代がかかるといったところでしょうか。そもそも、ノートはコピー用紙でも代用できるし丸シールでなくマーカーでもいいし記号を設定してもOKです。
お金もかからないので、取り入れない理由はありません。
まとめ
業務マニュアルや手順書がしっかりとある場合でも仕事を教わった時にちょっとしたメモを取ったり、マニュアル化されていない社内ルールを書き留めておいたりすることもありますよね。
そんなメモやノート、業務マニュアルだってコモンプレイスを取り入れるだけで最強に使いやすくできます。丸シールを使ったコモンプレイスは、ノートを書いた後からどんなノートにも取り入れられることが最大のメリット。
ぜひ、あなたの仕事ノートもコモンプレイスを取り入れてみてください。
この記事は以上です。