仕事のメモの取り方の基本を解説【失敗しない７つのコツ】新社会人必見

仕事でのメモ、社会人として当然身につけておきたいスキルです。

わたしは、約20年金融系の仕事をしているアラフォー兼業主婦です。新人指導も何度もしてきました。

この記事では、新人さんに身につけてほしい「仕事でのメモの取り方」を解説します。

この記事では、
仕事でのメモの取り方の基本を解説します。ミスが続いて怒られた、何をメモすればいいかわかない人に読んでほしいです。

はじめに：メモの重要性について
メモの取り方の基本とコツ
仕事ができる人は知っている、メモの効果
最後に：新人はまずメモの仕方を覚えよう

はじめに：メモの重要性について

メモは情報の整理・記録、思考力や記憶力の向上、コミュニケーションの円滑化につながる重要なツールです。ビジネスに限らず、日常生活でも活用することで効果を発揮することができます。

メモの重要性は以下の3つにまとめることができます。

情報の整理に役立つ

メモを取ることで、聴いた情報や考えたことを整理し、記録することができます。特に、複数の情報やタスクがある場合には、メモを取ることで効率的に情報を整理することができます。

上司や先輩がメモを取れという理由は、一人で仕事ができるように仕事のやり方を記録しておいてねという意味です。何度も同じことばかり聞いてくる新人さんは、たいていメモをとっていません。

思考力や記憶力の向上につながる

メモを取ることで、脳に情報を定着させることができます。また、メモは思考力や文章力を高める効果もあります。また、書くことでクリエイティブなアイディアをひらめくこともあります。

仕事を教わり（インプット）思い出しながらメモに書く（アウトプット）ことで、記憶が定着します。文字にすると、今まで見えてこなかった疑問点にも気づくことができます。

コミュニケーションの円滑化につながる

メモを取ることで、意思疎通がスムーズにできます。会議や商談などで話されたことをメモにまとめ、共有することで、情報共有がしやすくなります。

また、自分の考えをメモにまとめて相手に伝えることで、コミュニケーションの円滑化につながります。

メモを上手に活用できれば、仕事が円滑に進むだけでなく人間関係も円滑になります。メモ一つでも侮ることなかれ、「電話メモ」をみるだけでもその人の仕事ぶりがわかりますよ。

メモの取り方の基本とコツ

メモの取り方の基本と効果的にするためのコツは以下の通りです。

メモ用具を用意する

いつでもメモが取れるように、メモ用具を用意しておくきましょう。

ノートやメモ帳などは大きさやデザインなど自分に合ったものを使うと良いでしょう。

持ち運びをするか、メモした後にまとめ直すかなどによって使いやすいメモ用具は変わってきます。大きすぎるものは邪魔になったり持ち運びに不便です。接客業では、大きなメモを持っているとお客様が不信感を抱くこともあるので自分に合ったものを考えて購入しましょう。

メモの目的を明確にする

何のためにメモを取るのか、どのような情報が必要かを明確にすることが大切です。目的が明確であれば、必要な情報を把握しやすくなります。

新人の場合、仕事の進め方や注意点をメモすることが多いです。マニュアルや手順書があればそこにメモしてもOKです。

メモは目的別に１ページに１案件とします。後から見返したときに、情報が混ざらないように注意しましょう。

聴き取りやすい姿勢を心がける

メモを取る際には、話し手に対して聴き取りやすい姿勢を心がけましょう。相手の話に集中し、必要な情報を逃さないようにします。

メモにばかり集中すると、大事なことを聞き逃す可能性があります。必要であれば、メモする時間を相手からもらうようにしましょう。

「座ってメモしてもいいですか？」「話の途中ですが、メモしたいのでちょっと時間をください」と相手に伝えます。相手にも真剣に聞いていると思ってもらえるので遠慮せずに申し出ましょう。

キーワードを活用する

情報量が多い場合は、キーワードを使って必要な情報をまとめると効果的です。キーワードを使うことで、必要な情報を把握しやすくなります。

具体的には、期日は「〆」マーク、あとで上司に確認することは「？」マークをつけておくなどのルールを使用するとメモがわかりやすくなります。

色々なメモ術があるけど手帳術としても有名なバレットジャーナルは仕事のメモをするのにも応用できるので参考にしてみてください。

簡潔にまとめる

できるだけ簡潔にまとめることが重要です。必要な情報を端的にまとめることで、後で情報を理解しやすくなります。

簡潔にまとめる練習をするのにおすすめなのは、全てを箇条書きにすることです。

準備するもの・・・、手順・・・、注意点・・・と書いていくとわかりやすいです。メモする項目をテンプレート化するのもおすすめです。

まとめる時は、メモを箇条書きにして番号をつけるとわかりやすいです。

見やすく整理する

メモを取った後に、見やすく整理することが重要です。

視覚的に分かりやすい形式で情報を整理することで、必要な情報にアクセスしやすくなります。

具体的には、注意事項は赤で書く、パソコンでの作業は全体を□で囲う、→や流れ図を作るなど。

重要なメモは仕事ノートにまとめてみましょう。メモは活用してこそ意味があります。新人の時だけでなく、メモして記録することはその後の仕事に活用できます。

タイムリーにメモを取る

メモ帳を持ち歩き、すぐにメモする習慣をつけましょう。

その場でメモできない場合でも、できるだけ早い段階でメモを取ることが重要です。

いつまでも、メモを持ち歩くのは恥ずかしいと思っていませんか？　仕事ができる人ほど、メモを活用しているものです。できるビジネスマンは、手帳にすぐメモしていますよ。

すぐにメモする人は仕事ができる人です。メモすることで、一度頭の中から忘れてもいいから、目の前のことに集中できます。

仕事ができる人は知っている、メモの効果

仕事ができる人って、特別な能力があって自分とは違う人種なんだ。そう思っていませんか？

仕事ができる人は、ちょっとした仕事のコツを知っている人です。

メモ術や手帳術もその一つです。ここからは、メモがもたらす嬉しい効果を紹介します。

記憶力の負担を軽減できる

仕事でやらなければならないことが増えると、人間の記憶力では限界があります。そんな時は、全てのタスクをメモに書き出して見ましょう。

メモをすることで、頭の中に抱え込む情報を減らすことができるので目の前のことに集中できます。

その結果、集中力が上がりやらなければならないことがどんどん片付いていくでしょう。

メモしたことは、一旦忘れてしまいましょう。外出の予定など、動かせない予定がある時はアラームを設置するなどリマインドしておくと安心です。

タスクを整理できる

メモをすることで、やらなければならないことを整理することができます。

頭の中に情報が散らばっていると、タスクの優先順位を見失ったり、細かい作業を見落としたりすることがあります。

メモをすることで、タスクを整理して見通しを良くし効率的に仕事を進めることができます。

ルーチンワークは、リスト化しておけば抜け漏れを防げます。やり忘れが減るだけであなたの評価は爆上がりするでしょう。

個人差を埋めることができる

人間には、優れた能力を持つ人もいれば、そうでない人もいます。記憶力のいい人、計算が早い人、文章力が高い人などとうてい自分など足元にも及ばない…。

でも、仕事では工夫次第で相手の能力以上のパフォーマンスを発揮できる可能性があります。

メモを活用することで、個人の能力に左右されずに仕事をこなせるようになります。また、過去のメモや情報を活用していけばより効率的に仕事をすることができるでしょう。

メモは財産。メモを活用することができれば、仕事の成果を最短で得られる可能性があります。

最後に：新人はまずメモの仕方を覚えよう

ここまで、メモの重要性や効果を解説しました。

わたしが指導してきた新人さんにもメモをとってもらっていましたが、なかなか活用できていませんでした。

それは、メモの重要性をしっかりと理解していなかったからでしょう。

まずは、基本のメモの仕方を覚えましょう。メモができるようになったら次のステップです。

ステップ２はメモを仕事に活用することです。

一人で仕事をできるようにマニュアルを作成する、電話メモをわかりやすく書く、その日のタスクをメモしてみるなど。

メモの活用方法はたくさんあるのでメモの習慣が身に付いたら色々と調べてみても面白いでしょう。

ぜひ、メモの習慣を身につけて仕事の成果に結びつけてください。

この記事は以上です。